Accord de traitement des données

Parties et portée

Cette annexe fait partie des conditions générales acceptées par le bailleur. Le bailleur ou la structure pour laquelle il agit est responsable du traitement des données de ses candidats, garants et locataires. ILASSUR, désigné dans les mentions légales, intervient en qualité de sous-traitant pour fournir le logiciel, pendant la durée de son utilisation et les opérations de fin de contrat. Les traitements propres à la gestion des comptes et à la facturation de l’éditeur sont décrits séparément dans la politique de confidentialité.

L’objet est l’hébergement et la gestion des candidatures, baux, quittances, échéances, paiements, documents et échanges. Les opérations comprennent collecte sur instruction, enregistrement, organisation, consultation autorisée, calculs de gestion, transmission demandée, export et suppression. Les personnes concernées sont les candidats, garants, locataires, interlocuteurs du bailleur et utilisateurs délégués. Les données sont notamment identité, coordonnées, situation professionnelle et ressources strictement nécessaires, justificatifs autorisés, logement, bail, loyers, paiements et correspondances.

Instructions et confidentialité

AZELO traite ces données uniquement sur les instructions documentées du bailleur : présentes conditions, réglages et actions effectuées dans le logiciel, ou instructions écrites adressées au support. Aucun usage publicitaire, enrichissement de fichiers, revente ou entraînement d’un modèle d’IA sur les dossiers n’est autorisé par cet accord. Si une instruction paraît contraire au droit de la protection des données, AZELO en informe le bailleur. Si une obligation légale impose un autre traitement, AZELO l’en informe avant son exécution, sauf interdiction légale.

Les personnes autorisées sont soumises à une obligation de confidentialité et n’accèdent qu’aux données nécessaires à leur mission. L’accès de support est justifié, limité dans le temps et journalisé. Le bailleur veille à la licéité des données déposées, à l’information des personnes et aux habilitations de ses invités.

Sécurité

Les mesures comprennent chiffrement des échanges, cloisonnement par patrimoine contrôlé côté serveur, gestion des rôles, authentification renforcée disponible, contrôle des fichiers, stockage privé et liens temporaires, journalisation des opérations sensibles, sauvegardes chiffrées hors serveur et exercices de restauration. AZELO adapte ces mesures aux risques et à l’état de l’art. Les sauvegardes ne constituent pas un accès de consultation des dossiers.

Sous-traitants ultérieurs et transferts

Le bailleur autorise généralement le recours aux prestataires nécessaires identifiés dans la politique de confidentialité, pour leurs missions indiquées. AZELO impose des obligations de protection au moins équivalentes et demeure responsable de leur bonne exécution. Un ajout ou remplacement sera notifié au bailleur au moins trente jours avant sa prise d’effet, sauf urgence de sécurité justifiée ; il peut adresser une objection motivée à contact@azelo.fr. À défaut de solution compatible, les parties organisent la fin du traitement concerné et la restitution des données.

Aucun transfert hors Espace économique européen n’est effectué sans instruction documentée et garantie applicable au titre du chapitre V du RGPD : décision d’adéquation ou clauses contractuelles types accompagnées, si nécessaire, de mesures complémentaires. Les entités contractuelles, lieux de traitement et garanties effectifs sont communiqués au bailleur sur demande. Leur vérification doit précéder l’activation d’un nouveau fournisseur.

Assistance et violations de données

AZELO aide le bailleur, par les fonctions disponibles et le support, à répondre aux demandes de droits, à évaluer les risques, à conduire les analyses d’impact nécessaires et à coopérer avec la CNIL. Une demande reçue directement d’un locataire ou candidat est transmise au bailleur compétent ; AZELO n’y répond pour son compte que sur instruction ou obligation légale.

AZELO signale au bailleur toute violation des données sous-traitées sans retard injustifié après en avoir connaissance, avec les informations disponibles sur la nature de l’incident, les données et personnes concernées, les conséquences probables et les mesures prises. Les compléments sont transmis progressivement. Le bailleur reste responsable de ses notifications réglementaires ; AZELO lui apporte l’assistance nécessaire.

Restitution, suppression et contrôle

À la fin effective du service, le bailleur dispose de trente jours pour exporter ses données et télécharger ses pièces. Un avertissement et un rappel au moins sept jours avant l’échéance précèdent la suppression des dossiers concernés. Une reprise du service avant l’effacement annule cette programmation. Une fermeture volontaire du compte révoque immédiatement ses accès : les pièces doivent être récupérées au préalable, ou leur restitution demandée au support. Un traitement encore en cours, une obligation applicable ou un litige identifié peut suspendre l’effacement du périmètre concerné. Une obligation de conservation n’autorise pas la conservation générale de tout le patrimoine. Les suppressions en base active et l’expiration des sauvegardes sont des étapes distinctes ; une restauration doit réappliquer les suppressions déjà demandées.

Le bailleur adresse ses instructions à contact@azelo.fr en précisant le patrimoine, les catégories concernées et la restitution ou suppression souhaitée. AZELO vérifie l’habilitation et documente les opérations effectuées, les éventuelles pièces conservées avec leur justification et leur durée, ainsi que l’expiration prévue des sauvegardes. La seule fermeture du compte ne vaut pas attestation d’effacement de tous les dossiers ou de toutes les copies.

AZELO tient à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et permet les audits du bailleur ou d’un auditeur indépendant mandaté, sous réserve d’une organisation raisonnable et de la confidentialité des autres clients. Les attestations et éléments existants sont privilégiés ; ces modalités ne limitent pas les pouvoirs de l’autorité de contrôle.