Notice pour candidats, garants et locataires

Mode d’emploi pour le bailleur

Complétez l’identité et les coordonnées ci-dessous, les durées adaptées à votre situation et les éventuels autres destinataires. Remettez cette notice au candidat avant son dépôt et au locataire et à son garant lors de la collecte. Le bailleur reste responsable des traitements ; ce modèle ne remplace pas la vérification de ses pratiques.

Responsable et finalités

Responsable du traitement : [nom ou raison sociale du bailleur, adresse et coordonnées de contact]. Contact pour les droits, et DPO s’il est désigné : [à compléter].

Les données servent à apprécier une candidature et préparer un bail, puis gérer la location, les loyers, quittances, charges, échanges et obligations du bailleur. Les bases sont les mesures précontractuelles demandées, l’exécution du bail, les obligations légales et, lorsque pertinent, l’intérêt légitime à défendre les droits du bailleur. Aucun classement automatique ni score de solvabilité n’est produit par AZELO.

Données et justificatifs

Ne transmettez que les justificatifs autorisés et nécessaires à votre situation, dans la liste réglementaire applicable au candidat et au garant. Aucun relevé de compte bancaire, dossier médical, extrait de casier judiciaire ou document excessif ne doit être demandé pour apprécier une candidature. Les champs obligatoires sont indiqués ; leur absence peut empêcher l’examen d’un dossier complet. Les autres informations sont facultatives.

Destinataires et conservation

Les destinataires sont le bailleur et ses personnes habilitées, AZELO et ses prestataires techniques pour l’hébergement et le fonctionnement ; les autres destinataires éventuels sont [à compléter]. Les informations techniques et garanties de transfert figurent dans la politique de confidentialité.

Dans AZELO, le dossier de candidature et ses pièces sont supprimés au plus tard trois mois après le dépôt, ou plus tôt à la demande du bailleur. Une candidature retenue peut être convertie explicitement en fiche locataire ; les pièces de candidature ne sont pas transférées automatiquement. Le bailleur fixe et communique séparément les durées nécessaires au bail, aux obligations applicables et aux éventuels litiges : [durées ou critères et point de départ à compléter].

Pour compléter cette rubrique : en location d’habitation gérée directement, le référentiel CNIL retient la durée du bail jusqu’à la clôture du compte locatif, puis un archivage limité en principe à trois ans. Une gestion déléguée peut justifier cinq ans. Une obligation comptable ou fiscale, ou un litige identifié, peut imposer une conservation distincte des seules pièces nécessaires. Ces repères ne s’appliquent pas indistinctement aux baux commerciaux et ne constituent pas une purge automatique d’AZELO : le bailleur doit choisir et communiquer la règle adaptée à son dossier.

Vos droits

Vous pouvez demander au bailleur l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité lorsque applicable, et vous opposer aux traitements fondés sur son intérêt légitime. Un consentement peut être retiré à tout moment pour les traitements qui en dépendent. Écrivez au contact indiqué ci-dessus ; une réponse est apportée dans les délais du RGPD. Vous pouvez déposer une réclamation auprès de la CNIL sur cnil.fr.